مدیریت وقت و زمان در کارهای طولانی نیروهای کاری بسیار قدرتمندی می خواهد که مهم‌ترین وظایف را مشخص می‌کند، تمرکز به وجود می‌آورد و ما را به سمت اتمام کارها سوق می‌دهد. به همین دلیل است که پروژه‌های بدون ضرب‌الاجل برای هفته‌ها، ماه‌ها و حتی سال‌ها در لیست کارهایمان خاک می‌خورند. در این مطلب سه راهکار را برای ایجاد انگیزه جهت به پایان رساندن پروژه‌های بلند مدت معرفی خواهیم کرد.
گاهی‌اوقات این خاک خوردن در فهرست کارها، ریشه در مبهم بودن پروژه، خسته‌کننده بودن یا مشخص نبودن روال انجام آن دارد. طبیعی است که چنین پروژه‌ای از فهرست اولویت‌هایمان خط بخورد، چرا که کار کردن روی آن ما را معذب می‌کند. اما گاهی هم پروژه چنین ویژگی‌هایی ندارد و به تعویق انداختن آن وابسته به شرایط است: یعنی کارهای دارای ضرب‌الاجلی داریم که رسیدگی به آنها برای‌مان ضروری‌تر است. به همین خاطر فرصت رسیدن به پروژه‌های بدون ضرب‌الاجل را پیدا نمی‌کنیم.
در بیشتر مواقع، به‌خاطر کار نکردن روی چنین پروژه‌هایی، از جانب دیگران سرزنش نمی‌شویم. فقط خودمان از اینکه نمی‌توانیم انجام‌شان بدهیم و مدت‌هاست که آنها را دست‌نخورده باقی گذاشته‌ایم، احساس بدی پیدا می‌کنیم. به‌علاوه، وقتی کاری مهم باشد، اما ضرب‌الاجل نداشته باشد، هر لحظه ممکن است کارفرما سراغش را بگیرد و فکر اینکه در چنین زمانی چیزی برای ارائه کردن نداریم، نگران‌مان می‌کند.
بیایید از وارسی مشکل بگذریم و ببینیم که چه راه‌حلی برای آن وجود دارد؟ وقتی می‌خواهیم یا نیاز داریم که کاری بدون ضرب‌الاجل را به اتمام برسانیم، چطور باید برای انجام دادنش انگیزه کافی ایجاد کنیم؟ درادامه ۳ راهکار را برای حل این مشکل معرفی خواهیم کرد.
۱. تعیین ضرب‌الاجل
اگر پروژه‌ای ضرب‌الاجل ندارد، به این معنا نیست که خودمان نمی‌توانیم برای آن ضرب‌الاجل تعیین کنیم. مثلا می‌توانیم موعد مشخصی برای به اتمام رساندن پروژهٔ موردنظر تعیین کنیم و هر هفته زمانی را برای رسیدگی به آن کنار بگذاریم. یا زمان مشخصی در روز را به پیش بردن کارهای مرتبط به آن اختصاص دهیم.
تعهداتی را که در این رابطه برای خودتان ایجاد کرده‌اید، جایی یادداشت کنید. بهترین انتخاب، تقویمی است که در آن وظایف و تاریخ رسیدگی به آنها را یادداشت می‌کنید. اگر می‌دانید در اوقاتی که سرتان شلوغ است، جایی برای رسیدگی به کارهای بدون ضرب‌الاجل ندارید، زمانی را تعیین کنید که سرتان خلوت‌تر است و می‌توانید واقعا به تعهدی که داده‌اید عمل کنید.
وقتی موعدی را برای به اتمام رساندن پروژه (یا بخش‌هایی از آن) تعیین می‌کنید، درک بهتری از اولویت آن پیدا خواهید کرد. به‌علاوه، چنین شرایطی در شما حس ضروری بودن کار را ایجاد می‌کند.
در همین حین که به زمان‌بندی وظایف‌تان فکر می‌کنید، تعداد کارهایی را که زمان اتمام مشخصی ندارند و باید به آنها رسیدگی کنید، مشخص کنید. اگر تعداد این کارها زیاد است، با اختصاص دادن هر ماه به یکی از آنها، شانس پیشرفت خود را در انجام کار بیشتر خواهید کرد. اگر بخواهید تمام کارهای ناتمامِ بدون ضرب‌الاجل را به یک‌باره انجام دهید، احتمال اینکه وسط راه خسته شوید و به تعهدات‌تان پایبند نمانید، بیشتر می‌شود.
۲. درگیر کردن شخص یا اشخاص دیگر و به وجود آوردن فشار مثبت
گاهی کارهای بدون ضرب‌الاجل تنها درصورتی پیش می‌روند که از کمک شخص دیگری استفاده کنیم. وقتی زمان‌بندی‌‌مان را برای انجام کارها با دیگری درمیان می‌گذاریم و طی روندی منظم او را از آخرین به‌روزرسانی‌های فعالیت‌هایمان آگاه می‌کنیم، برای خودمان نوعی انگیزه برای پیش بردن کارها پیدا می‌کنیم.
بعضی افراد شخص به‌خصوصی را دارند که ترجیح می‌دهند با او از اهداف‌شان صحبت کنند و راجع به روند کار به او گزارش دهند. این شخص می‌تواند همکار، رئیس، دوست یا هر شخص دیگری باشد. عدهٔ دیگری هستند که ترجیح می‌دهند تعداد بیشتری از افراد را از تصمیم‌شان آگاه کنند و به آن جلوه‌ای عمومی‌تر بدهند.آنها این کار را با درمیان گذاشتن تصمیم‌شان با چند نفر از همکاران، یا پست کردن هدف‌شان در شبکه های اجتماعی انجام می‌دهند. بسته به صلاح‌دید می‌توانید یکی از این دو راه را انتخاب کنید. البته راه دوم را تنها درصورتی انتخاب کنید که همکاران یا مخاطبان شما تصمیم‌تان را فراموش نکنند و پیگیر روند کارتان باشند.
راه دیگر این است که از کسی بخواهید در پیش بردن پروژه کمک‌تان کند تا با هم روی آن کار کنید. زمان مشخصی در هفته یا روز را به این همکاری اختصاص دهید. اگر نمی‌توانید همکار پیدا کنید، سعی کنید اتاق یا دفتری را برای کار انتخاب کنید که در آن، شخصِ دیگری هم مشغول انجام دادن کارهای خودش باشد. بهترین کاری که در حالت دوم از دست‌تان برمی‌آید این است که آن شخص را در جریان کارتان بگذارید و در پایان روز، راجع به کارهایی که کردید با او صحبت کنید. همین برقراری ارتباط و در مجاورت شخص دیگر بودن، مسئولیت پذیری شما را بیشتر می‌کند، چون او از کاری که باید طی آن مدت انجام بدهید، خبر دارد.
این کار مزیت دیگری هم دارد: به‌نوعی محیط کار کوچکی به وجود می‌آورد و این احساس آزاردهنده را که شما در حال کار کردن هستید و دیگران دارند خوش می‌گذرانند، کمتر می‌کند.
از میان این راه‌ها موردی را انتخاب کنید که بیشتر با آن احساس راحتی می‌کنید و فکر می‌کنید که در ایجاد انگیزه مؤثرتر خواهد بود. همهٔ این موارد درجه‌ای از مسئولیت‌پذیری را به همراه دارند، به این ترتیب اگر ضرب‌الاجلی واقعی هم وجود نداشته باشد، حس نا‌امید کردن دیگری یا بدقول بودن، شما را وادار به انجام کار خواهد کرد.
۳. استفاده از مشوق
آخرین راهی که برای ایجاد انگیزه معرفی می‌کنیم، استفاده از مشوق‌های متقاعدکننده است. این راهکار به شیوه‌های مختلفی قابل پیاده‌سازی است. شما می‌توانید با این شیوه شروع کنید: برای انجام دادن کارتان پاداشی در نظر بگیرید. مثلا با خودتان قرار بگذارید که یک ساعت روی پروژه وقت بگذارید و بعد از آن ناهار بخورید. یا مثلا وقتی کار تحقیقات‌تان به پایان رسید، بعدازظهر را صرف مرتب کردن دفتر کارتان کنید. قرار نیست این پاداش‌ها خیلی بزرگ و تجملی باشند. فعالیت‌هایی را برای پاداش در نظر بگیرید که دل‌تان می‌خواهد انجام بدهید.
اگر این پاداش‌ها مشوق‌های قابل‌اعتنایی نبودند و نتیجه‌ای نداشتند، از شیوهٔ دوم استفاده کنید که در نظر گرفتن جریمه است. مثلا با خودتان قرار بگذارید که اگر یک ساعت وقتِ معین‌شده را صرف پیش بردن کار بدون ضرب‌الاجل‌تان نکردید، اجازهٔ دیدن برنامهٔ تلویزیونی موردعلاقه‌تان را نخواهید داشت. ایدهٔ اصلی این است که محروم شدن از انجام فعالیت لذت‌بخشی را که به‌طور معمول انجام می‌دهید، به‌عنوان جریمه در نظر بگیرید. به این صورت احتمال نادیده گرفتن کاری که مجبور نیستید برایش وقت بگذارید کمتر می‌شود.
روش آخر هم این است که پاداش بزرگ‌تری برای پایان روز کاری در نظر بگیرید. مثلا با خودتان قرار بگذارید که پس از اتمام کار، به کافی‌شاپ، رستوران یا پارک بروید. با استفاده از این شیوه، تجربه‌ای لذت‌بخش را با نیاز به تمرکز بر کاری ادغام می‌کنید که درصورت نبود آن مشوق، ممکن است چندان راغب به انجام دادنش نباشید.
کلام آخر
فارغ از اینکه از کدام راه برای ایجاد انگیزه استفاده می‌کنید، این نکته را به خاطر داشته باشید که مسیر نسبتا دشوار و پرچالشی پیش رو دارید. برای پیدا کردن زمان خالی عجله نکنید و این کار را بادقت انجام دهید. وقتی وظایف پروژهٔ موردنظر را زمان‌بندی کردید، سر قولی که به خودتان می‌دهید بمانید و از رسیدگی به کارها طفره نروید. درگیر کردن دیگران هم در این میان می‌تواند تأثیر خوب و قابل‌ملاحظه‌ای داشته باشد.