هنگامی که شما برای یکی از همکاران خود ایمیلی می‌نویسید، برای یکی از اعضای تازه‌ی تیم فروش، آموزشِ ضمن خدمت ترتیب می‌دهید یا برای هیئت مدیره ارائه‌ی مهمی انجام می‌دهید، باید به گونه‌ای ارتباط برقرار کنید که دقیق، شفاف و قابل درک باشد. اما آیا تا به حال پیش آمده است که در هنگام تنظیم پیام‌تان گیج شده باشید یا نتوانسته باشید تشخیص دهید مخاطبان شما واقعا به چه چیزی نیاز دارند؟
عوامل زیادی وجود دارند که در طول آماده‌سازی و ارائه‌ی پیام باید به خاطر داشته باشید، به همین دلیل احتمال اینکه نکته‌ی مهمی را فراموش کنید زیاد است. چرخه ارتباط، فرایندی ۶ مرحله‌ای است که به شما کمک می‌‌کند تا پیام‌تان را توسعه دهید و به بهترین شکل آماده کنید و به شما این امکان را می‌دهد که وقتی برای اولین بار پیام‌تان را تنظیم می‌کنید چیزی را از قلم نیندازید و با گذشت زمان تأثیر آن را بیشتر کنید. تبدیل کردن این فرایند به یک چرخه، باعث می‌شود از بازخوردی که دریافت می‌کنید نهایت استفاده را ببرید و بتوانید ارتباط خود را در آینده بهبود ببخشید.
ما در این مقاله، چرخه ارتباط را بررسی می‌کنیم و می‌بینیم که چطور میتوانید آن را در ارتباطات روزمره‌ی خود به کار گیرید و در نهایت، مثالی برای کاربرد بهتر و مؤثرترِ این چرخه ارتباطی ارائه خواهیم کرد.
شناخت چرخه ارتباط
چرخه ارتباط (که در تصویر زیر نشان داده شده) لیستی در اختیارتان قرار می‌دهد که به شما در برقراری ارتباط مؤثر با مخاطبان کمک خواهد کرد.
نکته ۱
شما میتوانید در هر موقعیتی که نیاز به برقراری ارتباط است از چرخه ارتباط استفاده کنید، اما به احتمال زیاد استفاده از آن در ارتباطات مهم و پیچیده، مانند فرستادن ایمیل‌های سازمانی، موارد مرتبط با بازاریابی و سخنرانی‌ها مفیدتر است.
نکته ۲
چرخه ارتباط شامل مرحله‌ی آزمایشی نمی‌شود. با این حال، میتوانید مراحل ۳، ۴، ۵ و ۶ را برای آزمایش روابط‌تان به کار ببرید. (به عنوان مثال، میتوانید از همکارانتان بخواهید که متنی را خوانده و تصحیح کنند یا میتوانید سخنرانی خود را در مقابل گروه کوچکی تمرین کنید.) سپس وقتی دوباره چرخه را شروع می‌کنید، میتوانید با استفاده از بازخوردهایی که دریافت کرده‌اید پیام خود را تغییر دهید یا اصلاح کنید.
چطور می‌توانیم از چرخه ارتباط استفاده کنیم
برای استفاده از چرخه ارتباط این مراحل را دنبال کنید:
مرحله ۱: هدف خود را مشخص کنید
با پاسخ دادن به سؤالات زیر به افکار خود درمورد پیام نظم ببخشید:
با چه کسی می‌خواهم ارتباط برقرار کنم؟
قصد فرستادن چه پیامی را دارم و با این کار به چه چیزی می‌خواهم دست پیدا کنم؟
چرا می‌خواهم این پیام را بفرستم؟ اصلا آیا نیازی به فرستادن آن هست؟
می‌خواهم مخاطبانم چه احساسی داشته باشند؟
مخاطبان من چه نیازی به این پیام دارد؟
می‌خواهم مخاطبانم از این اطلاعات چه استفاده‌ای بکنند؟
مرحله‌ی ۲: تنظیم/ رمز‌گذاری
بعد از اینکه با پاسخ دادن به سؤالات مرحله‌ی اول به افکار خود نظم بخشیدید، پیام خود را شکل دهید. به این موارد فکر کنید:
بهترین راه برای منتقل کردن این پیام چیست؟
به کار‌گیری چه نوع یا سطحی از بیان برای انتقال این پیام مناسب است؟
آیا مخاطبان پیشینه‌ی اطلاعاتی خاصی در رابطه با پیام من دارند؟
آیا مخاطبان نیازی به منابع اضافی برای درک پیام دارند؟
آیا من در این پیام احساساتم را بروز داده‌ام؟ اگر پاسخ مثبت است، کدام احساسات در پیام دیده می‌شوند؟
آیا در ذهن مخاطبان نکته‌ای در مورد من یا انگیزه‌هایم وجود دارد که ممکن است به برقراری ارتباط لطمه بزند؟
مرحله‌ی ۳: انتقال پیام
روشی که برای انتقال پیام خود استفاده می‌کنید، برای اطمینان از اینکه مخاطبان آن را به درستی دریافت کرده‌اند اهمیت حیاتی دارد. در این مرحله باید سؤالات زیر را از خودتان بپرسید:
آیا حالا زمان خوبی برای فرستادن پیام است؟
وضعیت ذهنی مخاطبان و حجم کاری آنها در زمانی که این پیام را دریافت می‌کنند به چه صورت است؟ چطور می‌توانم پیامم را با در نظر گرفتن این موارد منتقل کنم؟
آیا نکاتی وجود دارند که ممکن است به برقراری ارتباط آسیب برسانند؟ (این موضوع خصوصا در زمان ارائه‌ی سخنرانی مهم است.)
آیا باید افرادی را به مخاطبان اضافه کنم؟
مرحله‌ی ۴: دریافت بازخورد
این مرحله، بخشی کلیدی در چرخه ارتباط است. بدون دریافت بازخورد از طرف مخاطبان، هرگز نمی‌فهمید که چطور میتوانید روش برقراری ارتباط خود را بهبود ببخشید. فراموش نکنید که فرایند دریافت بازخورد را به نوعی در برقراری ارتباط خود قرار دهید.
آیا می‌دانید چطور زبان بدن را بخوانید و از آن برای هدایت سخنرانی خود استفاده کنید؟
اگر در حال ارائه‌ی سخنرانی هستید، آیا زمانی را به پرسش و پاسخ اختصاص می‌دهید؟
آیا فرایند خاصی برای دریافت بازخورد از مخاطبان خود دارید؟
آیا زمانی که بازخورد دریافت می‌کنید، معمولا همان چیزی هست که انتظارش را داشتید؟
به یاد داشته باشید که از بازخورد غیرمستقیم نیز استفاده کنید. آیا پاسخی را که از این ارتباط انتظار داشتید؛ دریافت کردید؟ آیا میتوانید پاسخ‌هایی را که دریافت کرده‌اید، به شکل دیگری تفسیر کنید؟
مرحله‌ی ۵: تحلیل/ رمز‌گشایی/ یادگیری
از بازخوردهایی که در مرحله‌ی ۴ دریافت کردید برای یادگیری و رشد کردن استفاده کنید. بسته به موقعیتی که در آن قرار دارید، شاید نیاز داشته باشید پیام خود را بنویسید و دوباره تلاش کنید. (یکی از فواید آزمایش پیام در گروه‌های کوچک این است که میتوانید این کار را قبل از روز موعود انجام دهید.)
چرا این بازخورد را دریافت کردید؟ این بازخورد چه چیزی را درباره‌ی پیام به شما می‌گوید؟
باید چه کاری را به صورت متفاوت انجام می‌‌دادید تا پاسخی که انتظارش را داشتید دریافت می‌کردید؟
آیا مخاطبان همان احساسی را داشتند که از آنها انتظار داشتید؟ اگر پاسخ منفی است دلیل آن چه بوده است؟
برای پیشرفت و به جلو حرکت کردن، باید کدام رفتارتان را تغییر دهید؟
مرحله‌ی ۶: تغییر/ پیشرفت
این مرحله‌ی تکمیل چرخه ارتباط است. تا وقتی خودتان نخواهید بیاموزید و پیشرفت کنید تمام بازخوردهای دنیا هم فایده‌ای نخواهند داشت.
برای بازخوردی که دریافت می‌کنید احترام قائل شوید. اگر به درست بودن آن اطمینان دارید، پیام یا رفتارتان را تغییر دهید.
منابعی را که می‌توانند به پیشرفت‌تان کمک کنند، شناسایی کنید. (به عنوان مثال میتوانید با همکارانتان مشورت کنید، آزمایش‌‌های بیشتری انجام دهید یا از کتاب، دوره، سمینار و فرصت‌های آموزشی دیگری استفاده کنید.)