اگر شما مدیر هستید حتما تجربه اولین ملاقات با گروهی جدید را تجربه کرده اید. در چنین موقعیتی قطعا شما می‌خواهید مطمئن شوید که جلسه، آرام پیش می‌رود و رهبری‌تان تثبیت خواهد شد، اما باید این کار را بدون از بین بردن فرهنگ و پویایی گروه یا بدون لگدمال کردن دستاوردهایشان انجام دهید.
سخت‌گیری بیش از اندازه، می‌تواند فاجعه‌بار باشد، اما نداشتن اقتدار نیز به همان اندازه ناکارآمد و مضر است. به هر‌حال وقتی جلسه‌ی معارفه‌ی غیررسمی به خوبی مدیریت شود، می‌تواند موقعیت خوبی برای آشنایی با گروه، ایجاد اعتماد بین اعضا و برقراری جو احترام متقابل باشد.
این مقاله به شما کمک می‌کند تا برای اولین جلسه با گروه‌تان آماده شوید. این پنج گام را دنبال کنید تا جلسه‌ی معارفه‌ی خوبی داشته باشید.
۱. درباره‌ی گروه جدیدتان تحقیق کنید
اگر شرکت شما اینترانتی (شبکه درون سازمانی) با پروفایل کارکنان دارد، درباره‌ی مهارت‌های حرفه‌ای گروه، معلومات آنها و هر اطلاعات دیگری که می‌توانید از این طریق به‌دست آورید؛ مطالعه کنید. این امر به گروه‌تان نشان خواهد داد که آنقدر برای آنها ارزش قائل هستید که قبل از جلسه، زمانی را برای آشنایی بیشتر با اعضا صرف کرده‌اید. اگر نمی‌توانید این اطلاعات را در اینترانت بیابید، با بخش منابع انسانی صحبت کنید، شاید عکس و اطلاعاتی از سابقه‌ی اعضای جدید گروه داشته باشند.
با استفاده از این داده‌ها، تلاش کنید تا چهره‌ها، نام‌ها و شهرهایی که افراد از آنها آمده‌اند را به خاطر بسپارید. اگر در به خاطر سپردن اسم افراد مشکل دارید، از تداعی چهره استفاده کنید؛ در این روش باید بین هر اسم و مشخصه‌ی منحصربه‌فردی، رابطه ایجاد کنید. یاد بگیرید که نام‌ها را هم درست تلفظ کنید.
درصورت امکان، پیش از آنکه به صورت رسمی در سِمت جدیدتان جای بگیرید، گفتگوی غیررسمی و رودررویی با رئیس‌تان و همین‌طور مدیر پیشین گروه ترتیب دهید و درباره‌ی ضعف‌ها و توانمندی‌های افراد، مسائل رفتاری در گروه یا هر ناسازگاری که باید از آن آگاه باشید، اطلاعات کسب کنید.
اگر قرار است در گروهی با فرهنگ ملی و مذهبی متفاوتی کار کنید، باید به هر تفاوتی که با آن مواجه می‌شوید حساس باشید. توسعه‌ی هوش فرهنگی‌تان پایه‌ای بسیار قوی برای کار در محیط‌های کاری چندفرهنگی به شما خواهد داد که شامل مشاهده، همدلی و دقت برای درک افراد و موقعیت‌ها است.
وقتی آماده می‌شوید تا با گروه‌تان جلسه‌ای برگزار کنید، فرهنگ صنفی گسترده‌تر سازمان‌تان را در ذهن داشته باشید، خواه این فرهنگ، رسمی و دارای روند ارتباطات و تصمیم گیریِ تعریف شده باشد و خواه غیررسمی. این مسئله کمک‌تان می‌کند تا در جلسه‌ی معارفه، درست رفتار کنید و ارتباط موثر برقرار کنید. تکرار می‌کنم که درصورت امکان، با مدیر پیشین گروه درباره‌ی برخوردش با فرهنگ سازمانی صحبت کنید تا پیش از حضور در جلسه، بدانید احتمالا با چه باورها و رفتارهایی مواجه خواهید شد.
نکته:
شاید اعضای گروه جدید، قبلا با شما کار کرده باشند. مدیریت همکاران سابق می‌تواند سخت باشد و شما برای انجام موثر این کار، باید رابطه‌ی کاری‌تان را از نو تنظیم کنید. اما این باید جدای از این جلسه‌ی معارفه انجام شود، تا موضوعاتی که ممکن است پیش بیایند را در هاله‌ای از ابهام قرار ندهد. به هر حال برای هر مسئله‌ای که امکان رخ دادنش وجود دارد، آماده باشید.
۲. آماده‌سازی فضای جلسه
اگر جلسه شخصی است، فضای مناسبی را انتخاب کنید مثلا اتاق جلسات. صندلی‌ها، دما و روشنایی را امتحان کنید تا اتاق تا حد امکان راحت باشد. این مسئله به کاهش استرس و ارتقای ارتباط کمک خواهد کرد.
اگر جلسه‌تان رو در رو نیست، چند مسئله‌ی دیگر وجود دارند که باید در نظر گرفته شوند. با وجود این واقعیت که ما روز به روز ارتباط‌های مجازی گسترده‌تر می‌شود؛ اما سازمان‌دهی جلسه‌های آنلاین هنوز هم زمان‌بر هستند و اغلب با مسائل فنی مواجه می‌شوند. حتما شما تاکنون با قطع و وصل شدن ارتباط صوتی یا تصویری در حین گفت‌وگو با یکی از دوستان‌تان که در فاصله‌ی زیادی از شما زندگی می‌کند؛ مواجه شده اید.
۳. کوتاه و غیررسمی‌اش کنید
پیش از آغاز جلسه، به گروه‌تان اطلاع دهید که این جلسه قرار است یک دورهمی غیررسمی و کوتاه برای معارفه باشد و دستور جلسه‌ای در کار نخواهد بود.
در اتاق جلسه، ابتدا اندکی درباره‌ی خودتان توضیح دهید. از داستان‌گویی برای کسب‌وکار استفاده کنید تا ارزش‌ها و چیزی که در تلاش برای به دست آوردن‌اش هستید را منتقل کنید. در این مرحله، نباید خیلی در طرح‌هایتان عمیق شوید. این مهم می‌تواند بعدا، در جلسه‌ای رسمی‌تر عنوان شود.
خیلی ساده توضیح دهید که جلسات رودررویی با تک تک اعضای گروه ترتیب خواهید داد تا آنها را بیشتر بشناسید و دریابید که چگونه می‌توانید از آنها حمایت کنید. به آنها بگویید که پس از این دیدارهای یک‌به‌یک، جلسه‌ای رسمی برای کل گروه ترتیب خواهید داد.
در ضمن این مسئله را روشن کنید که ۹۰ روز اول را به آشنایی با گروه و ایجاد اصول کلی وساختار وظایف اختصاص خواهید داد. اعلام کنید که احتمالا تغییراتی صورت خواهید داد، ولی مادامی که ندانید چه چیزی خوب کار می‌کند و چه چیزی خوب کار نمی‌کند، اقدامی نخواهید کرد.
نصحیت معمول برای مدیران این است که به محض حضور در سمتی جدید، به دنبال «برد سریع» باشند. با همه‌ی توان به دنبال موقعیتی برای بهبود امور باشید و در عین حال سعی کنید بدون ایجاد تغییرات جامع در سیستم‌ها یا روندی که پیش‌تر به کار می‌رفت، این کار را انجام دهید. شاید سال‌ها طول بکشد تا بتوانید افراد را به‌صورتی در جای خودشان قرار دهید که به خوبی کار کنند.
باقی جلسه را به شناخت بیشتر گروه جدیدتان اختصاص دهید. به افراد فرصت بدهید تا پرسش‌های خود را مطرح کنند. اگر آنها به کسب اطلاعات بیشتری از سوابق شما علاقمند باشند، حتما در این مورد از شما سوال خواهند کرد. به پرسش‌ها به صورت کامل پاسخ دهید، اما تلاش کنید به جای تاکید بر موفقیت‌های خودتان، تواضع نشان دهید و بحث را به سمت اهداف مشترک‌تان هدایت کنید.
انتظار می‌رود گروه‌تان این سه پیام را از شما دریافت کنند:
خوشحالم که اینجا هستم و به کاری که انجام داده‌اید احترام می‌گذارم.
مطمئن باشید که قصد ندارم باعث استرس یا ایجاد سختی در زندگی‌تان بشوم.
من اینجا هستم تا شما را در اولویت قرار داده و شما را قادر به انجام هرچه بهتر کارهایتان کنم.
نکته:
طبیعی است که بخواهید با کسانی که تازه ملاقات کرده‌اید، راحت باشید، ولی مراقب باشید که زیاده‌روی نکنید و قول چیزی را ندهید که نمی‌توانید انجام دهید. این مسئله کمک‌تان می‌کند تا اخلاق‌مداری و اعتبارتان را از همان آغاز نشان دهید.
۴. بهترین رفتار را الگو کنید
کاری که در جلسه‌ی اول انجام می‌دهید، رهبری شما را تثبیت خواهد کرد، پس درباره‌ی ایجاد فضای کاری مطلوب هوشیار باشید؛ فضایی که در آن به احترام و آداب بها داده می‌شود.
مراقب چیزهای واضح باشید. اطمینان یابید که به موقع می‌رسید، به صورت مناسبی لباس بپوشید و از زبان حرفه‌ای استفاده کنید. باید به گروه‌تان، توجه کامل و یکسانی بکنید، پس موبایل‌تان را به حالت بی‌صدا درآورده یا اصلا خاموش کنید.
نکته:
به خاطر داشته باشید که زبان بدن، با صدای بلند سخن می‌گوید. وضعیتی باز را اتخاذ کرده و از تیک‌های عصبی تصادفی مانند ضربه زدن روی میز دوری کنید. این تیک‌ها ممکن است به اشتباه به بی‌حوصلگی تعبیر شوند. این را همواره به یاد داشته باشید که تُن صدا و ژست‌تان می‌تواند از شما پیام‌دهنده و رهبر بهتری بسازد.
۵. مکالمه‌های مختصر و مفیدی ایجاد کنید
اساسا هدف از گفتگوهای کوتاه، ایجاد رابطه است. نباید این گفتگوها را به منظور ایجاد ارتباطی موثر، به کلی حذف نمایید. مقاله‌ی ما با عنوان چگونه بداهه سخن بگوییم، زمینه‌ی مستحکمی در هنر حفظ جریان گفتگو به شما می‌دهد.
آدم‌ها به جای آنکه ریز صحبت‌های شما را در یاد داشته باشند، به خاطر خواهند سپرد که چه حسی به آنها منتقل کردید و شما را چگونه احساس کردند. بنابراین درخواست از اعضای گروه برای صحبت درباره‌ی بهترین لحظات‌شان، جو مثبتی را ایجاد خواهد کرد. این رویکرد چیزهای زیادی هم درباره‌ی ارزش‌های گروه‌تان به شما خواهد آموخت.
وقتی طرف دیگر مشغول صحبت است، گوش دادن فعال را تمرین کنید. در اینجا باید آگاهانه تلاش کنید تا با تمرکز بر کلمات گوینده به علاوه تن صدا و زبان بدنش، پیام او را درک نمایید. از وسوسه برای فکر کردن درباره‌ی پاسخ خود، در حالی که او مشغول صحبت است، اجتناب کنید.
روشی معمول برای ایجاد اعتماد، به اشتراک گذاشتن اطلاعاتی درباره‌ی خودتان (البته نه چیزهای خیلی شخصی!) است. این به طرف دیگر نشان می‌دهد که شما با به اشتراک گذاری این اطلاعات در ابتدای کار، خود را آسیب‌پذیر کرده‌اید. دیگران را تشویق کنید که به شما بپیوندند، ولی هیچ کس را مجبور نکنید از نقطه‌ی امن خود خارج شود. اولین تاثیرات مهم هستند پس مراقب باشید کسی را خجالت‌زده نکنید.
نکته‌ی ۱:
برای اطلاعات بیشتر درباره‌ی این موضوع، نگاهی به مقاله‌ی ما با عنوان ایجاد اعتماد بیندازید. این مقاله شرح می‌دهد که چگونه صداقت و عضوی از گروه بودن، کمک‌تان می‌کند تا برای اعضای گروه، الگو باشید.
نکته‌ی ۲:
این فرصت وجود دارد که جلسه‌ی اول، در مکانی عمومی و نه کاری شکل بگیرد. این مکان هر جایی که هست، باید به اصول مطرح شده در بالا وفادار باشید. به جای اینکه دچار وسوسه‌ی آرام بودن شوید، خونگرم، مودب و حرفه‌ای باشید.