چگونه استعدادهای سازمان را در زمینه های مختلف برای انتصاب در مشاغل کلیدی و مدیریتی شناسایی نماییم؟ در حال حاضر در اکثر سازمان های ایران، ارزیابی ها بر اساس سوابق تحصیلی و شغلی فرد، شناخت موردی و شخصی از داوطلب و سایر اطلاعات احتمالی صورت می گیرد. این روش دقت کافی نداشته و متکی به اطلاعات پراکنده ای می باشد که رابطه آنها با شایستگی های مورد نیاز و معیارهای سازمان روشن نمی باشد. چنین ارزیابی هایی به دلیل عدم توجه به ابعاد مختلف و تأثیر دیدگاه ارزیاب از دقت کافی برخوردار نیستند. در مقابل، کانون های ارزیابی از تکنیک ها، روش ها و ابزارهای متعددی برای ارزیابی استفاده می نمایند تا بتوان فرد را از زوایا و ابعاد مختلف مورد سنجش قرار داد.
کانون ارزیابی یا مراکز ارزیابی (Assesmant Center) به ارزیابی گروهی از شركت كنندگان توسط تیم ارزیابی با استفاده از ابزارهای متنوعی دلالت دارد كه به منظور شناسایی و یا انتخاب افراد واجد شرایط برای تصدی مناصب کلیدی استفاده می شود. از این ارزیابی ها می توان برای سنجش آمادگی ها و توانایی های فعلی افراد و یا استعدادهای بالقوه آنها استفاده كرد.
كانون هاي ارزيابي بر چهار عنصر اساسي متكي هستند. شايستگي ها، ابزارها، ارزياب ها، و داوطلبان ارزيابي (ارزيابي شوندگان). در واقع كانون ارزيابي با تعامل افراد شركت كننده در كانون با تمرين هاي ارزياب ها و شايستگي هاي مورد سنجش شكل مي گيرد. اين مهم با شناخت دقيق ارزيابي شوندگان از اهداف و فلسفه كانون هاي ارزيابي و استفاده از نتايج آن براي اهداف توسعه اي داوطلبان و ايجاد انگيزش و ديد گاه مثبت نسبت به كانون هاي ارزيابي حاصل مي شود. عوامل موثر در طراحي كانون هاي ارزيابي در شكل آمده است:
فرايند اجراي كانون ارزيابي
الف. تدوین مدل شایستگی و یا تطبيق مدل شايستگي ها با نيازهاي سازمان
اساس شايستگي هاي مورد سنجش بر مبناي مدلي است كه مطالعات انجام گرفته در سازمان هاي مختلف و تجارب ساير كانون هاي ارزيابي صحت آنها را تأييد نموده است. به منظور تطبيق مدل مزبور با نيازهاي سازمان، با توجه به ساير نظام هاي ارزيابي عملكرد و مستندات موجود در زمينه شرح شغل، ارزش هاي بنيادي شركت و استراتژي ها و برنامه هاي آتي تلاش خواهد شد تا مدل مبنا تا حد امكان با وضعيت سازمان منطبق گردد. سازمان هاي مختلف براي اثربخشي فعاليت هايشان به مجموعه شايستگي هاي خاصي نياز دارند. مدل پيشنهادي مي تواند به عنوان مدل مبنا در نظر گرفته شود و با توجه به نيازها و ضرورت هاي هر سازماني مورد بازنگري قرار گيرد. تطبيق مدل شايستگي هاي پيشنهادي با نيازهاي سازمان از روشهاي زير ميسر است:
اعمال ضريب به شايستگي هاي فرعي و اصلي
تعريف مجدد شايستگي ها
بازنگري در شايستگي هاي فرعي و سطوح شایستگی
تدوین یک مدل شایستگی بومی
ب. انتخاب و طراحي ابزارهاي مناسب
در اين مرحله موقعيت هايي كه در آن شايستگي ها امكان بروز دارند تعيين مي شوند. ويژگي اكثر كانون هاي ارزيابي استفاده از آزمون هاي كاري يا شبيه سازي است. بر همين اساس با توجه به ادبيات موجود در اين زمينه، تمرين ها و ابزارهاي مختلف بررسي مي شوند و بهترين ابزارها براي سنجش شايستگي هاي سازمان انتخاب مي شوند. همان طور كه عنوان شد ابزارهاي متنوعي در كانون هاي ارزيابي مورد استفاده قرار مي گيرد كه برخي از آنها عبارتند از: نامه هاي اداري، مطالعه موردي، سوال تشريحي، كار گروهي، مذاكره گروهي، ايفاي نقش، جستجوي اطلاعات و تصميم گيري، مصاحبه و آزمون شخصيت.
پس از انتخاب ابزار مناسب براي سنجش شايستگي هاي سازمان، ابزارها بايد به نحوي طراحي شوند كه تا حد ممكن شايستگي ها را با دقت و سهولت بيشتري مورد سنجش قرار بدهند. لازم به ذكر است كه هر شايستگي نيز دست كم با دو ابزار مورد سنجش قرار مي گيرد تا بتوان به نتايج هاي قابل اعتمادتر دست يافت.
ج. اجراي كانون ارزيابي
در اين مرحله، آماده سازي مستندات تمرين ها و ابزارها، آموزش ارزياب ها ، طراحي فرم هاي ارزيابي، برنامه ريزي براي اجرا و بالاخره اجراي ارزيابي صورت مي گيرد.
آماده سازي محتواي ابزارها بر اساس نوع و حوزه فعاليت سازمان و همچنين سطح و نوع شغل ارزيابي شوندگان؛
- طراحي فرم هاي ارزيابي؛
- آموزش ارزياب ها بر اساس مدل شايستگي ها و ابزارهاي مورد استفاده؛
- تعيين برنامه روزانه؛
- اجراي ارزيابي بر اساس برنامه تعيين شده؛
جمع بندي ارزيابي در جلسه پاياني
در اين مرحله ارزيابي شوندگان در تمرين ها شركت كرده و با استفاده از ابزارهاي متفاوت با حضور ارزياب ها، بر اساس شايستگي ها و معيارهاي سازمان مورد ارزيابي قرار مي گيرند و به آن ها امتياز داده مي شود. امتيازها بر اساس معيارهاي تدوين شده لحاظ مي شوند. ارزيابي توسط ارزياب هاي آموزش ديده با تخصص هاي مديريت و آشنا به مفهوم شايستگي ها و نحوه سنجش آن ها، پس از آموزش هاي لازم صورت مي گيرد. ارزيابي نهايي پس از شركت ارزيابي شونده در تمرين هاي مختلف و بحث و تبادل نظر ارزياب ها در جلسه جمع بندي صورت مي گيرد. اين جلسه به منظور آگاهي از نظرات ديگران در مورد ارزيابي شونده و در صورت لزوم اصلاح خطاهاي احتمالي و نيز ارائه دلايل بروز رفتارها و ارائه توصيه هاي آموزشي و توسعه اي طراحي شده است.
د) ارزيابي شوندگان
كانون هاي ارزيابي به طور عمده براي سنجش شايستگي هاي مديران و كشف استعدادها براي قرار گرفتن در مسير توسعه اي و جانشين پروري طراحي شده اند. علاوه بر اين، مي توان از كانون ارزيابي براي شاغلان شغل هاي استراتژيك بهره گرفت. به كار گماري افراد مناسب در شغل هاي استراتژك از جمله مديران سطوح مختلف، نيازمند شناخت دقيق از ويژگي ها فردي وسطح شايستگي هاي آنان مي باشد. موثرترين ابزاري كه به شركت ها در انجام اين مهم كمك مي كند، كانون هاي ارزيابي است.
بنابراين استفاده از كانون هاي ارزيابي براي ارزيابي مديران، كشف استعدادها و افرادي كه در شغل هاي استراتژيك قرار دارند ضروري بوده و مي توان از آن براي ساير مشاغل كارشناسي و حتي كارگري (در صورت به صرفه بودن هزینه) سود جست. البته استفاده از كانون ارزيابي در مشاغل كارشناسي يا كارگري نيازمند بازنگري در مدل و نوع ابزارها مي باشد تا بتوان خروجي مطلوب را با صرف هزينه هاي متناسب اهميت شغل هاي مزبور ايجاد نمود.
استفاده از روش كانون ارزيابي براي كشف استعدادهاي مديريتي در بين كارشناسان بسيار مرسوم است. اين برنامه ها با عناوين مختلفي مثل مديران سايه، مديران فردا، مديران آينده و… در سازمان ها اجرا شده اند. به طور كلي از كانون ارزيابي مي توان براي تمامي كاركنان بهره برد اما با توجه به هزينه بالاي آن براي مديران، شاغلان شغل هاي استراتژيك و افرادي كه ممكن است در اين مسير قرار بگيرند، كاربرد بيشتري دارد.
ه) ارزياب ها
همان طور كه عنوان شد يكي از عوامل موثر بر كانون هاي ارزيابي، ارزياب ها هستند. ارزياب ها بايد شناختي دقيق از مفهوم شايستگي ها و مدل مورد استفاده، ابزارها و تمرين ها، روش ارزيابي شامل مشاهده، ثبت رفتار و تخصيص شايستگي ها و تكنيك هاي مصاحبه داشته باشند تا بتوانند قضاوتي مناسب در مورد شايستگي هاي فرد مورد ارزيابي داشته باشند. اين مهم با استفاده از ارزياب هاي متخصص و با تجربه و ارائه آموزش هاي لازم به آنها ميسر خواهد بود.
نكته ديگر چيدمان ارزياب هاست، به نحوي كه هر فردي توسط تعداد بيشتري ارزياب مورد مشاهده و داوري قرار بگيرد. به عنوان مثال اگر در كانون ارزيابي خاصي از چهار ابزار استفاده شود، از چهار ارزياب متفاوت نيز براي ارزيابي هر فرد استفاده خواهد شد. علاوه بر اين كه هر فرد توسط چند ارزياب مورد ارزيابي قرار مي گيرد، در انتهاي هر روز جلسه جمع بندي با حضور تمامي ارزياب ها و مدير پروژه برگزار مي شود. در اين جلسه ضمن تبادل نظر پيرامون شايستگي هاي افراد، موانع بروز شايستگ ي ها، توصيه هاي كارشناسي، آموزش هاي لازم براي انجا م وظايف محوله و يا توسعه آتي مورد بررسي قرار مي گيرد. اين جلسه به منظور رفع پيش داوري هاي احتمالي يا قضاوت هاي نادرست تشكيل ميشود. هدايت اين جلسات با مدير پروژه است.
و) تدوين گزارش
گزارش ها با توجه به درخواست و نياز سازمان تهيه مي شوند. همان طور كه پيش تر ذكر شد، علاوه بر گزارش فردي شامل پروفايل شايستگي هاي ارزياب شونده و مسير و روش توسعه اي پيشنهادي، گزارش هاي سازماني و هم چنين گزارش آمادگي سرمايه انساني نيز از جمله خروجي هاي مهم كانون هاي ارزيابي مي باشند.