مدیریت دانش فرآیندی پیچیده است که بدون برنامه مشخص نمی‌تواند تأثیری بر کسب‌وکارها بگذارد. در ادامه بخش های مختلف مدیریت دانش را بررسی خواهیم کرد.
در دهه نود میلادی و در آغاز اجرایی شدن مدیریت دانش در صنایع برتر جهان، به مدیریت دانش به صورت مجموعه‌ای از راه‌حل‌های گسسته KM Toolbox نگریسته می‌شد، ولی بعد از مدتی مشاهده شد برای اثربخشی مدیریت دانش باید به آن به عنوان یک مسیر حرکت به هم پیوسته و متناسب با بلوغ سازمانی توجه شود.
پیش‌نیاز این نگرش ایجاد یک مسیر حرکت برای مدیریت دانش در یک شرکت به عنوان نقشه‌راه مدیریت دانش است. هدف از نقشه‌راه نیل به مقصد نهایی و اثربخشی در شاخص‌های کلیدی سازمانی با توجه به محدودیت‌های موجود می‌باشد. نقشه‌راه اقدامات لازم را در کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت مشخص می‌کند تا مسیر پیش رو را روشن‌تر کند.
اثر کلیدی دیگر تدوین نقشه‌راه مدیریت دانش در سازمان‌ها جلوگیری از نگاه مقطعی به مدیریت دانش به عنوان یک پروژه برون‌سپاری شده Outsource Project است. با نقشه‌راه مدیران دانش سازمانی همواره برای دوره یا سال بعد برنامه‌ای مدون و قابل دفاع جهت دستیابی به بازگشت سرمایه دانشی Return of Investment (RoI) دارند.
چارچوب‌های بسیاری برای تدوین نقشه‌راه مدیریت دانش وجود دارد که چارچوب انجمن بهره‌وری و کیفیت آمریکا (APQC) یکی از قابل قبول‌ترین این متدها است.
APQC capabilities assessment tools
چارچوب APQC درراستای ارزیابی برنامه‌های مدیریت دانش و تدوین نقشه‌راه مدیریت دانش، از ۴ بخش استراتژی، کارکنان، فرآیندها و محتوا یا فناوری اطلاعات استفاده می‌کند:
استراتژی
اهداف: یكی از اولین اقدامات برای تدوین برنامه مدیریت دانش، شناسایی اهداف است. چرا سازمان می‌خواهد جریان دانش را بهبود ببخشد و امید به دستیابی چه موفقیتی دارد؟
Business case: برای دریافت پشتیبانی و بودجه مستمر، برنامه KM باید در یک Business case محکم پایه‌گذاری شود.
بودجه: سازمان‌ها برای پیش‌برد مدیریت دانش نیازمند تأمین اعتبار هستند.
کارکنان
کارکنان: سازمان باید به كاركنان اجازه دهد كه وقت و انرژی خود را به KM اختصاص دهند. این کار با تشکیل گروهی برای طراحی استراتژی اولیه آغاز می‌شود.
مدیریت و رهبری: در زمان راه‌اندازی KM، مدیران ارشد با اجرای پایلوت موافقت می‌کنند. با افزایش بلوغ، کمیته راهبری ایجاد شده و رهبران برای پیوند مدیریت دانش با استراتژی سازمانی تلاش می‌کنند.
مدیریت تغییر: مشارکت کارکنان در KM اغلب شامل یک تلاش در مقیاس کلان سازمانی است. در سطوح نابالغ، ارزيابي آمادگي فرهنگي، شناسايي موانع احتمالي و تدوين راهبردي براي حمايت از تغييرات انجام می‌شود. با پیشرفت برنامه KM و آشکارشدن موانع، سازمان آموزش و پاداش را ایجاد می‌کند.
تعاملات: در سطوح پایین بلوغ، سازمان در تلاش برای انتقال مفاهیم اساسی و مزایای KM به ذی‌نفعان اصلی می‌باشد. برنامه‌های KM بالغ‌تر، برنامه‌های ارتباطی رسمی برای انتشار داستان‌های موفقیت و اطمینان از درک کارمندان از ابزارها و رویکردها دارند.
فرآیند
فرآیند جریان دانش: نحوه ایجاد، شناسایی، جمع‌آوری، بررسی، اشتراک‌گذاری، اقتباس و استفاده از دانش سازمان را تعریف می‌کند.
رویکردها و ابزار KM: در سطوح پایین بلوغ، انتقال دانش از طریق مبادلات یک‌به‌یک صورت می‌گیرد؛ اما در سطوح بالاتر، فرآیندها و ابزار استانداردی به‌طور مداوم برای تسهیل جریان دانش وجود دارند.
اندازه‌گیری: سازمان برای توجیه هزینه‌های سرمایه‌گذاری، باید رویکردها، نتایج مدیریت دانش و پیشرفت خود را بسنجد. در سطوح نابالغ، بر شناسایی شاخص‌های کلیدی عملکرد و جمع‌آوری معیارهای فعالیت تمرکز کرده و با افزایش بلوغ، سازمان اقدامات خود را استاندارد کرده و محاسبه ROI را شروع می‌كند.
محتوا
فرآیند مدیریت محتوا: در زمان شروع به کار KM ، فرآیند مدیریت محتوا بر مدیریت اسناد تمرکز دارد. برنامه‌های بالغ‌تر نیز طبقه‌بندی استاندارد و Workflow را انجام می‌دهند.
فناوری اطلاعات: مدیریت دانش سازمانی بدون داشتن زیرساخت‌های مناسب IT تقریباً غیرممکن است. بالغ‌ترین سازمان‌ها، ابزار و مخازن مدیریت دانش را به هم پیوند می‌دهند و توانایی اشتراک دانش و همکاری را در اختیار شما، تأمین‌کنندگان و شرکا قرار می‌دهند.
نقشه راه
نقشه‌راه در ۴ فاز و ۱۰ مرحله، شما را از طریق استراتژی، طراحی، توسعه و اجرای ابتکارات مدیریت دانش که در موفقیت کسب‌وکار موثر هستند، راهنمایی می‌کند.
فاز ۱: ارزیابی زیرساختی
تجزیه و تحلیل زیرساخت‌های موجود و همراستایی مدیریت دانش و استراتژی کسب‌وکار؛
فاز ۲: تجزیه و تحلیل سیستم، طراحی و توسعه سیستم KM
طراحی معماری مدیریت دانش و ادغام زیرساخت‌های موجود، حسابرسی و تجزیه و تحلیل دانش موجود، طراحی تیم KM، ایجاد طرح KM و توسعه سیستم KM؛
فاز ۳: توسعه(Deployment)
توسعه با متدولوژی رشد مبتنی بر نتایج(RDI) و مسائل مرتبط با رهبری؛
فاز ۴: معیارهای ارزیابی عملکرد
تجزیه و تحلیل گزینه‌های واقعی بازده و عملکرد.