همه‌ی ما می‌دانیم وقتی وارد حرفه‌ی تازه‌ای می‌شویم، فهرست انجام کارها چقدر به کار می‌آید. با وجود این، وقتی مسئولیت پروژه‌های متعددی را به عهده می‌گیریم، به‌ویژه وقتی مدیر باشیم، فهرست‌های انجام کار می‌توانند به سرعت طاقت‌فرسا گردند.
یکی از مشکلات این است که فهرست کارهای پیش رویِ بسیاری از ما، یک فهرست عملیاتی حساب‌شده و متمرکز نیست. بلکه، فهرستی است که فقط شامل توضیحات کلی درباره‌ی کارهایی می‌شود که باید انجام دهیم. فقره‌های خاصی در فهرست کارهای پیش رو وجود دارند که جزئیات «انجام» آنها ذکر نشده است، برای مثال، «تماس با سینا در بخش فروش» یا «نوشتن برنامه بازاریابی» که فاقد جزئیات هستند.
مشکل دیگر این است که وقتی شما بیش از، مثلا بگوییم ۲۰ فقره کار را در فهرست‌تان ثبت می‌کنید، استفاده از این فهرست، دشوار و خسته‌کننده می‌شود. با این اوصاف، شما به تدریج از انجام فعالیت‌ها و تعهدات مهم عقب می‌مانید.
اینجا جایی است که برنامه عملیاتی به کار می‌آیند. برنامه عملیاتی، نسخه‌ی «صنعتی» فهرست انجام کار است که انواع اهداف کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت را شامل می‌شود. یک برنامه عملیاتی به شما کمک می‌کند زمان‌تان را برنامه ریزی کنید، بدون اینکه تعهدی از قلم بیفتد و برنامه‌ی زمانی شما را بهم بریزد. از آنجا که طبق این برنامه‌ها، شما به درستی درباره‌ی اولویت‌هایتان فکر می‌کنید، پس می‌توانید روی کارهایی تمرکز کنید که مهم هستند و از وقت تلف کردن برای فعالیت‌های کم‌ارزش اجتناب کنید.
برنامه عملیاتی به شما کمک می‌کند تا به واگذار کردن کارها و تفویض اختیار هم عادت کنید. همه‌ی اینها سبب صرفه‌جویی در وقت و تمام شدن به موقع کارها می‌شود، ضمن اینکه کارایی و بهره وری شما هم افزایش می‌یابد. به معنای دقیق کلمه، دیگر می‌توانید اولویت بندی هوشمندانه‌ای داشته باشید و کنترل کارها را به زندگی‌تان بازگردانید که اگر اینطور نباشد؛ رفته رفته کار، شما را از پای درمی‌آورد.
نکته:
وقتی برای اولین بار با برنامه عملیاتی آشنا می‌شوید، شاید استفاده از آن به نظر دشوار و پیچیده بیاید. درست است، این برنامه‌ها پیچیده‌تر از فهرست کارهای پیش رو هستند، اما اگر سماجت به خرج بدهید و چند ساعتی را صرف یادگیری آنها بکنید؛ به‌زودی خواهید دید که دوباره کنترل حجم کارهایتان را به دست گرفته‌اید و در نتیجه استرس بسیار کمتری را تجربه می‌کنید!
چگونگی استفاده از یک برنامه عملیاتی
این چهار مرحله را برای داشتن یک برنامه عملیاتی دنبال کنید:
مرحله ۱: جمع‌آوری
ابتدا تمام کارهایی را که باید انجام بدهید، فهرست کنید. سعی کنید هرگونه کاری را که به نظرتان ناتمام مانده است در فهرست بگنجانید. فرقی نمی‌کند این کارها چه باشند، فوری یا غیرفوری، بزرگ یا کوچک، شخصی یا کاری.
این جمع‌آوری تا حدی، به‌صورت خودکار انجام می‌شود. چگونه؟ درخواست‌های ایمیلی در دریافتی (inbox) شما ذخیره می‌شوند، یادداشت‌هایی که باید به آنها رسیدگی کنید در کازیه‌ی شما قرار داده می‌شوند، نامه‌ها در صندوق پست شما گذاشته می‌شوند و پیام‌های شخصی شما در تلفن همراه شما ثبت می‌شوند.
اما چیزهای دیگری هم وجود دارند. فکرهایی که در سر دارید، پروژه‌هایی که می‌خواهید به راه بیندازید، کارهایی که قصد رسیدگی کردن به آنها را داشته‌اید و تاکنون عقب انداخته‌اید، ایده‌هایی که اینجا و آنجا روی تکه‌های کاغذ نوشته‌اید. تمام این کارها و پروژه‌ها را یک جا جمع کرده و فهرست آنها را بنویسید.
و یک نکته‌ی واقعا مهم! اهداف شخصی خودتان را هم در این فهرست بگنجانید.
نکته‌ی ۱
اگر در ذهن‌تان «باید»های زیادی وجود داشته باشد، ممکن است استرس‌های زیادی را تجربه کنید. هرگز مطمئن نخواهید بود که آیا چیزی را فراموش کرده‌اید یا نه و همیشه این احساس وحشتناک را خواهید داشت که به همه‌ی چیزهایی که می‌خواستید، نرسیده‌اید.
با نوشتن همه‌ی این بایدها در برنامه عملیاتی خود، می‌توانید مغزتان را از این افکار استرس‌زا خالی کنید و مطمئن شوید که این برنامه‌ها را به صورت منسجم و منظم اولولیت‌بندی می‌کنید. مزیت ضمنی این کار در این است که تمرکزتان، صرفا به‌واسطه‌ی خالی شدن این افکار نگران‌کننده از مغزتان، بیشتر خواهد شد.
نکته‌ی ۲
نخستین باری که برنامه عملیاتی می‌نویسید، ممکن است مدتی را صرف این کار کنید، مثلا دو ساعت. این تنها هزینه‌ای است که پیشاپیش برای منظم کردن زندگی‌تان پرداخت می‌کنید. در نهایت، پس از تکمیل این برنامه، از آرامشی که به دست می‌آورید، متعجب خواهید شد. پس از نخستین تجربه، به‌روز نگهداشتن برنامه عملیاتی وقت اندکی از شما خواهد گرفت.
نکته‌ی ۳
آسان‌ترین کار این است که برنامه عملیاتی خود را در قالب یک نرم‌افزار واژه‌پرداز ذخیره کنید. با این روش، جمع‌آوری، به‌روزرسانی و ذخیره‌ی مطالب آسان‌تر خواهد شد و دیگر نیازی به نوشتن پیش‌نویس‌های خسته‌کننده نیست. راه دیگر، استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه شخصی است، مثل نرم‌افزار Chaos Control یا ۲Do که هر دو به منظم کردن و اولویت‌بندی کارهای شما کمک می‌کنند.
مرحلهی ۲: حذف زواید
حالا با بررسی دقیق هر مورد، فهرستی را که در مرحلهی اول نوشته‌اید؛ پردازش کنید. تصمیم بگیرد که آیا واقعا برای هر مورد فهرست، باید اقدامی انجام بدهید یا نه. بسیاری از دغدغه‌هایی که برای ما پیش می‌آیند، در واقع هیچ ارتباطی با ما ندارند یا در مقیاس مسائل زندگی ما، واقعا دارای اهمیت نیستند. اگر اینطور است، آن مورد یا موارد را از فهرست‌تان حذف کنید.
مرحلهی ۳: نظم‌بخشیدن و اولویت دادن
این مرحله سه قسمت دارد.
اول، فهرست پروژه‌ها و کارهایتان را مرور کنید. کارهای اختصاصی و مجزایی را که بخشی از پروژه‌های بزرگ‌تر هستند، در یک گروه قرار دهید.
برای مثال، شاید بخواهید در حمام خانه تغییراتی بدهید یا رنگ دیوار سالن نشیمن را عوض کنید. این هدف را در پروژه‌ی «بازسازی خانه» قرار دهید. در محل کار، شاید بخواهید برای ارتقای یک سیستم کامپیوتری جدید، کاری کنید و شاید اعضای تیم برای استفاده از این سیستم جدید به آموزش نیاز داشته باشند. این هدف را در پروژه‌ی «ارتقای سیستم کامپیوتری» قرار دهید.
با طبقه‌بندی اقلامِ فهرست، متوجه خواهید شد که هر یک از این طبقات به پروژه‌های منسجمی تبدیل شده‌اند. حتما اهداف شخصی خودتان را هم در «پروژه‌ی شخصی» قرار دهید.
دوم، پروژه‌های طبقه‌بندی شده را مرور کنید و به ترتیب اهمیت، آنها را اولویت‌بندی کنید، مثلا به آنها کد حرفی یا عددی بدهید. بدیهی است که اهداف شخصی‌تان، فوق‌العاده مهم هستند!
سوم، پروژه‌هایتان را با استفاده از رویکردی که در زیر خواهیم گفت، در برنامه عملیاتی درج کنید. برنامه عملیاتی به این سه قسمت تقسیم می‌شود:
فهرست اقدامات بعدی: این فهرست شامل اقدامات بعدی کوچکی می‌شود که برای پیشبرد پروژه‌هایتان باید آنها را انجام دهید.
فهرست کارهای محول‌شده: این فهرست شامل کارهایی می‌شود که شما به دیگران محول کرده‌اید.
کاتالوگ پروژه: این کاتالوگ شامل تمام پروژه‌هایی می‌شود که شما در آنها مشارکت دارید، همین‌طور کارهای کوچکی که به پیشبرد پروژه‌ها کمک می‌کنند.
خبر خوب این است که وقتی به این مرحله برسید، بزرگ‌ترین بخش نوشتن برنامه عملیاتی را به اتمام رسانده‌اید: بخش کاتالوگ پروژه! فهرستی از پروژه‌ها و فعالیت‌های اولویت‌بندی‌شده‌ای که به اتمام رسانده‌اید.
معمولا، کاتالوگ پروژه در سایه‌ی برنامه عملیاتی قرار دارد، چون فقط حین فرآیند بررسی هفتگی به آن رجوع می‌کنید.
بعد از کاتالوگ پروژه، نوبت به فهرست کارهای محول‌شده به دیگران می‌رسد. برای ایجاد این فهرست باید کاتالوگ پروژه را بررسی کنید و کارهایی که به دیگران محول کرده‌اید را شناسایی کنید. هر یک از این کارها را به نام فردی که کار را به او محول کرده‌اید، ثبت کنید و در کنار آن، تاریخ استعلام توافق‌شده را هم بنویسید.
نکته:
اگر هنوز کاری را به کسی محول نکرده‌اید، یا بر سر تاریخ استعلام آن توافق نکرده‌اید، نگران نباشید! کاری که ما در اینجا انجام می‌دهیم، ایجاد چارچوبی است که مطابق آن کار خواهید کرد. بعدا برای استفاده از این چارچوب، زمان زیادی خواهید داشت!
معمولا، فهرست کارهای محول‌شده، در ابتدای بخش کاتالوگ پروژه در برنامه عملیاتی شما قرار می‌گیرد، چون شما اغلب نیاز پیدا می‌کنید به آن رجوع کنید.
در آخر، فهرست اقدامات بعدی را تهیه کنید. برای این منظور، به پروژه‌هایی رجوع کنید که بالاترین اولویت‌ها را به آنها داده‌اید. پروژه‌هایی که هم خودتان می‌خواهید به جلو پیش بروند و هم مهلت آخر آنها نزدیک است. اقدامات بعدی را که برای پیشبرد این پروژه‌ها لازم هستند،، مشخص کنید.
فهرست اقدامات بعدی باید در صفحه‌ی نخست برنامه عملیاتی باشد، چون بسیاری از مواقع در روز به آن مراجعه خواهید کرد.
نکته‌ی ۱
اگر اقدام بعدی، کمتر از چند دقیقه زمان می‌برد، پس چرا آن را فورا انجام ندهید؟ حتما پس از تکمیل این اقدام کوچک بازگردید و برنامه عملیاتی را کامل کنید.
نکته‌ی ۲
تهیه‌ی گلچین مناسبی از اقدامات بعدی به قوه‌ی تشخیص شما بستگی دارد. اگر یکی از پروژه‌های شما اهمیت بی‌‌چون و چرایی دارد، پس اقدامات متعدد مربوط به آن پروژه را در فهرست‌تان بگنجانید و اقدامات مربوط به پروژه‌های دیگر را در حداقل اولویت نگه دارید. به‌هرحال، اگر لازم است پروژه‌های زیادی را با هم به جلو پیش ببرید، اقدامات بعدی هر پروژه را در فهرست‌تان داشته باشید.
نکته‌ی ۳
اگر امکان دارد، فهرست اقدامات بعدی‌تان کوچک و دست‌یافتنی باشد، طوری که انجام آنها بیش از چند ساعت طول نکشد. این به شما کمک می‌کند سرعت پیشرفت پروژه‌ها را حفظ کنید و این حس را در شما تقویت می‌کند که یک روز پرثمر و موفق را پشت سر گذاشته‌اید.
اما اگر اقدامات بعدی بیش از دو ساعت طول می‌کشند، باز هم آنها را تقسیم‌بندی کنید. برای مثال، اگر اقدام بعدی شما نوشتن یک گزارش است، آن را به این مراحل قسمت کنید: تحقیق، برنامه‌ریزی، نوشتن، بررسی حقایق و ویرایش. سپس، در اواین اقدام، تحقیق را شروع کنید و باقی مراحل را به عنوان یک پروژه در کاتالوگ پروژه‌ها قرار دهید.
نکته‌ی ۴
ممکن است شماره‌گذاری پروژه‌ها به صورت متوالی، مفید باشد (بهتر است شماره‌گذاری‌تان به این ترتیب باشد: ۱۰، ۲۰، ۳۰ و غیره). وقتی این اقداماتِ شماره‌گذاری‌شده را به فهرست اصلی اقدامات بعدی اضافه می‌کنید، می‌دانید کدام اقدام شماره‌دار به کدام پروژه تعلق دارد.
نکته‌ی ۵
وقتی اقدامات بعدی متعدد هستند، آنها را به ترتیب حروف الفبایی و بر اساس اهمیت، ارزش، فوریت و ارتباط آنها با اهداف‌تان، اولویت‌بندی کنید. اگر تردید دارید که آیا اقدامی مهم است یا فوری، مقاله‌ی ما با عنوان اصل اهمیت-فوریت آیزنهاور به شما نشان می‌دهد چگونه این تمایز را قائل شوید.
سپس، موفقیت خود را در رسیدگی به این اقدامات ارزیابی کنید. اگر دریافتید که اقدامات فهرست شما راکد مانده‌اند، تصمیم بگیرید که آیا باید این پروژه‌ها را لغو کنید یا اولویت آنها را بالا ببرید تا به آنها رسیدگی کنید.
هر کاری که می‌کنید، مطمئن شوید اقدامات فهرست شما بیش از حد زیاد نباشند. اگر بیش از، مثلا بگوییم ۱۵ تا ۲۰ اقدام وجود دارد، دوباره به مانع برمی‌خورید. اگر فهرست‌تان بیش از حد شلوغ است، برخی از اقدامات نه چندان فوری و مهم را به کاتالوگ پروژه‌ها بازگردانید. اگر فهرست‌تان کم است و چالش‌برانگیز نیست، اقدامات بعدی بیشتری را از کاتالوگ پروژه‌ها به فهرست اقدامات اضافه کنید.
نکته‌ی ۶
طی این فرآیند، از خودتان بپرسید آیا کاری وجود دارد که بتوانید به دیگران واگذار کنید یا امکان کمک گرفتن از دیگران وجود دارد. پس از یافتن کارهایی که امکان محول شدن دارند، آنها را به همراه اقدام لازم برای محول کردن‌شان، در فهرست اقدامات بعدی قرار دهید.
پس از محول کردن یک کار، آن را به فهرست کارهای محول‌شده منتقل کنید و تاریخ استعلام توافق‌شده‌ی آن را هم قید کنید.
مرحلهی ۴: «کار کردن» با برنامه عملیاتی
یک برنامه عملیاتی معمولا طولانی است، اما اجباری نیست هر روز کل برنامه را مرور کنید!
معمولا با صفحه یا صفحات ابتدایی سر و کار دارید که مربوط به فهرست اقدامات بعدی و فهرست کارهای محول‌شده هستند. برخی از فعالیت‌ها ممکن است مختص روز یا زمان خاصی باشند. بسته به شیوه‌ی کارتان، هم می‌توانید در صفحه‌ی نخست برنامه عملیاتی‌تان، آنها را درج کنید و هم در تقویم‌تان علام‌گذاری کنید.
در واقع، این صفحات ابتدایی، فقط فرم جدیدی از فهرست انجام کار قدیمی‌تان هستند. تنها تفاوت این است که در صفحات ابتدایی از برنامه عملیاتی، تنها اقدامات مختصر و خاص به‌طور خلاصه نوشته می‌شوند، درحالی‌که خود پروژه‌های اصلی که این اقدامات مربوط به آنها هستند، در کاتالوگ پروژه‌ها ذخیره می‌شوند.
به‌هرحال، کاری که باید انجام بدهید این است که مرتبا برنامه عملیاتی خود را بررسی و به‌روزکنید، برای مثال، هر هفته زمانی را به این کار اختصاص دهید. موارد انجام‌شده را حذف یا بایگانی کنید. همزمان با پیشبرد پروژه‌هایتان، پروژه‌های جدید را از کاتالوگ پروژه به صفحات اول منتقل کنید و هرگونه اقدام مرتبط با آنها را هم به این صفحات اضافه کنید.
نمونه‌های برنامه عملیاتی
در اینجا به یک مثال ساده اشاره می‌کنیم تا با طرز کار برنامه عملیاتی بیشتر آشنا شوید.
شایان استرس بسیار زیادی را در محل کارش تجربه می‌کند. او رهبری یک تیم بزرگ را بر عهده دارد که پروژه‌ی مهمی را انجام می‌دهند و اینطور به نظر می‌آید که او هر روز از اقداماتی که باید انجام بدهد، بیش از پیش عقب می‌ماند.
او تصمیم می‌گیرد برای اولویت‌بندی و نظم بخشیدن به کارهایی که باید انجام بدهد، یک برنامه عملیاتی تهیه کند.
مرحلهی ۱: جمع‌آوری
شایان پس از یک ساعت فکر کردن، فهرستی از تعهدات کنونی‌اش را تهیه می‌کند:
تحقیق در مورد بازار هدف برای تضمین اینکه بخش تبلیغات برای عرضه‌ی محصول، اقدامات لازم را انجام می‌دهد.
تکمیل گزارش مقایسه‌ی هزینه‌ها
تحقیق درباره‌ی برگزارکنندگان محلی دوره‌ی MBA
صحبت با کارفرما در مورد درخواست تأمین بودجه برای دوره‌ی MBA
تماس با آژانس‌های استخدام در مورد نرخ‌های تبلیغات برای سمت رئیس دفتر
نوشتن آگهی برای سمت رئیس دفتر در قسمت نیازمندی‌ها
سفارش میز و تلفن جدید برای رئیس دفتر جدید
ملاقات با افشین برای اطمینان از اینکه با گروه خو گرفته است و فهمیدن اینکه آیا او مطابق برنامه‌ی زمانی تعهداتش در پروژه پیش می‌رود یا نه.
تماس با تأمین کننده‌ی اصلی برای مذاکره دوباره بر سر قراردادی که سفارش‌های بزرگ سال آینده را به خود اختصاص می‌دهد.
منظم کردن پوشه‌های پروژه
مرحلهی ۲: حذف زواید
حالا که شایان فهرست تعهداتش را کامل کرده است، نگاه دقیق‌تری به فهرست می‌کند تا ببیند آیا می‌توان موردی را حذف کرد.
او پس از در نظر گرفتن تک‌تک موارد، تشخیص می‌دهد که واقعا نیازی به ملاقات با عضو جدید گروه، افشین نیست. او دیروز موقع ناهار با افشین صحبت کرد و اطمینان یافت که او به خوبی با نقش جدیدش در گروه خو گرفته است و در مسیر درستی برای انجام پروژه‌های مربوط به خودش تا پیش از آخرین مهلت آنها است.
شایان همچنین به این نتیجه رسید که نیازی به منظم کردن پوشه‌های پروژه‌‌اش نیست.
مرحلهی ۳: منظم کردن و اولویت‌بندی
شایان هم‌اکنون آماده است تا اقدامات لازم جهت انجام تعهداتش را فهرست کند. او دریافت که می‌تواند فهرست انجام کارهایش را به سه قسمت اصلی تقسیم کند. همان‌طور که او اقداماتش را در این سه گروه قرار می‌دهد، آنها را به ترتیب حروف الفبایی اولویت‌بندی می‌کند.
سپس برنامه عملیاتی خود را با تقسیم آن به سه بخش تنظیم می‌کند:
فهرست اقدامات بعدی
اقدامات محول‌شده
کاتالوگ پروژه
در آخر، شایان برنامه عملیاتی‌اش را در نرم‌افزار MS Word وارد می‌کند و هر پروژه را با اعداد ۱۰، ۲۰ و ۳۰، شماره‌گذاری می‌کند.