معرفی تجزیه و تحلیل شغل و تدوین شرح وظایف

معرفی تجزیه و تحلیل شغل و تدوین شرح وظایف (مطالب عمومی)

معرفی تجزیه و تحلیل شغل و تدوین شرح وظایف

تجزیه و تحلیل شغل فرآیندی جهت مشخص نمودن وظایف و مهارت های مورد نیاز شغل و سایر خصوصیات افراد مناسب به منظور انجام آن می باشد که از این طریق می توان به معیاری جهت سنجش میزان انطباق ویژگی های یک مستخدم با یک شغل دست یافت.

تجزیه و تحلیل شغل:
 
تجزیه و تحلیل شغل فرآیندی است برای مشخص کردن وظایف و مهارتهای مورد نیاز شغل و سایر خصوصیات افراد مناسب برای انجام آن. از این طریق میتوان به معیاری برای سنجش میزان انطباق ویژگیهای یک مستخدم با یک شغل دست پیدا کرد.
 
تعریف تجزیه وتحلیل شغل:
 
بررسی شغل به منظور دریافت و شناخت اجزا و عوامل سازنده اعم از درجه اهمیت، دشواری وظایف و مهارتها و معلومات و مسئولیت ها، ارتباط و نحوه انجام وظایف، شرایط محیط کار، معلومات و تخصص های لازم برای احراز شغل.
 
تجزیه تحلیل شغل فرآیند جمع آوری، تجزیه و تحلیل و مرتب کردن اطلاعات درباره یک شغل است.
 
سلسله اجزای شغل به ترتیب از کل به جزء به شرح زیر است :
 
شغل(job)– پست(position)– وظیفه (duty) – کار(task) – اقدام یا عمل (action)
 
در شکل زیر رابطه میان این اجزا به نمایش در آمده.
 
در روش دیکوم (Dacum) تقسیم بندی ها به صورت شغل (job) – وظیفه (duty) – کار (task) – مرحله (stage) است.
 
سه مولفه اصلی تجزیه و تحلیل شغل را میتوان اینگونه نام برد:
 
– محتوای شغل (job content) : منظور وظایف و مسئولیتهای شغل است.
 
– نیازمندیهای شغل (job requirement) : منظور مهارت ها و شرایط جسمی و فکری شغل است.
 
– زمینه شغل (job context) : منظور شرایط محیط کار و … است.
 
هدف از تجزیه و تحلیل شغل تهیه و تنظیم دو قسمت اساسی « شرح شغل » و « شرایط احراز شغل » است. در حقیقت اطلاعاتی که از بررسی و مطالعه هر شغل به دست می آید از لحاظ نوع به دو قسمت تقسیم میشود. یک بخش اطلاعات جمع آوری شده مربوط به شغل است و بخش دیگر اطلاعات مربوط به شاغل. این اطلاعات به عنوان بنیانی مهم در طراحی ساختار سازمان، طراحی شغل، شرایط و نحوه گزینش و استخدام، مدیریت عملکرد، آموزش، بهبود مدیریت، مدیریت کارراهه و ارزیابی مشاغل محسوب میشود.
 
شناسنامه شغل (شرح شغل و شرایط احراز شغل)، جزو ضروری ترین ابزارهای مدیریت منابع انسانی بوده و نقشی زیرساختی در سازماندهی و بهبود بهره وری فعالیتهای سازمان دارد
 
شرح شغل:
 
شرح شغل شامل خلاصه و تعریف شغل همچنین فهرستی از وظایف، مسئولیت ها، شرایط کار، به انضمام عنوان شغل و شماره شغلی میباشد.
 
شرح شغل در واقع بخش اصلی شناسنامه کامل یک شغل است که توضیح می دهد شاغل باید چه مسئولیت هایی را پذیرفته و چه اقداماتی را به چه صورت انجام دهد. شرح شغل نه تنها راهنمای انجام کار برای شاغل است بلکه خود ملاکی برای ارزیابی شاغل نیز هست. در واقع شرح شغل به عنوان مصداقی بر تعهدات شاغل محسوب میگردد که از ابتدا و در زمان قبول مسئولیت، شاغل آن را مطالعه کرده و با پذیرش شغل، نسبت به کلیه مسئولیت ها و وظایف آن شغل متعهد میگردد.
 
خلاصه و تعریف شغل: ابتدا متن کوتاهی، به عنوان خلاصه شغل که بیانگر چیستی، چگونگی، چرایی و وضعیت است درچند سطر تنظیم میشود. در تنظیم این بخش باید تلاش کرد که مفاهیم به روشنی بیان شود و مبهم نباشد و سپس تعریف نسبتا رسایی از شغل در حد یک تا سه خط ارائه میشود.
 
وظایف: شرح خلاصه تک تک اقدامات و فعالیتهایی که در راستای دستیابی به اهداف سازمان و به موجب موقعیت خاص شغل در سازمان، بر عهده متصدی شغل مربوطه گذاشته شده، وظایف شغل نامیده میشود.
 
مسئولیتها: هر شغل با توجه به نقش و جایگاهی که در سازمان دارد ، حامل یک یا چند مسئولیت است. از قبیل مسئولیتهای مالی، مسئولیت منابع انسانی، مسئولیت تجهیزات، مسئولیت حفظ اطلاعات و … که به موجب توافق میان کارمند و کارفرما، متصدی شغل، در قبال آنها پاسخگو خواهد بود.
 
شرایط کار: در این بخش شرح فیزیکی محیط کار، ساعات کار، خطرهای ایمنی و بهداشت، سفرهای ضروری ، سر و صدا، شلوغی، گرما یا سرمای شدید و یا هر شرایط دیگری ذکر میشود.
 
عنوان شغل:برای هر شغل نامی انتخاب میگردد که معرف آن شغل است. ممکن است یک شغل با توجه به وضعیت تفصیلی سازمان در چند اداره سازمان تخصیص یابد که به آن پست گفته میشود.
 
شماره شغلی: هر شغلی را در سازمان میتوان با شماره خاصی از دیگر مشاغل تفکیک نمود. در برخی موارد از ترکیب حروف و شماره با هم دیگر استفاده میشود. تخصیص شماره منحصر به فرد برای هر شغل، به خصوص برای اخذ گزارشات تحلیلی و موردی در نرم افزارهای مرتبط با حوزه منابع انسانی بسیار ضروری و کاربردی است.
 
شرایط احراز شغل
 
شرایط احراز شغل، یا آنچه تحت عنوان شرایط استخدام یا مشخصات شغلی شناخته میشود، شامل شایستگی ها، تجربه و کیفیت مورد انتظار از شاغل و هر نوع اطلاعات ضروری دیگری از نوع شرایط جسمی، یا مقدار زمانی که برای انجام دادن کار لازم است و اطلاعات مربوط به خانواده شاغل، میباشد. در بعضی از سازمانها دامنه این اطلاعات که از شاغل اخذ میگردد به اخذ اطلاعاتی مانند میزان حقوق و دستمزد پرداختی به شاغل، شرایط استخدامی، ساعت کار، تعطیلات و کیفیت پیشرفت خدمتی، گسترش می یابد.
 
البته در این مرحله باید تلاش نمود از اغراق آمیز جلوه دادن ویژگیهای مورد نیاز جهت استخدام پرهیز کرد. چون مشکل جذب داوطلبان استخدام را به همراه خواهد داشت و یا زمانی که کارکنان تازه استخدام میشوند متوجه میشوند که سطح توقع سازمان از آنها چندان بالا نبوده و در نتیجه به عدم رضایتمندی مبتلا خواهند شد.
 
پرسشهای اساسی شرح شغل و شرایط احراز شغل:
 
چه کاری انجام میشود؟ در پاسخ این سوال، باید عین فعالیتی که انجام میشود توضیح داده شود.
چرا کار انجام میشود؟ در پاسخ این سوال باید دلیل و هدف انجام کار بیان شود.
چگونه کار انجام میشود؟ در پاسخ این سوال باید روش و نحوه انجام کار توضیح داده شود.
چه زمانی انجام میشود؟ در پاسخ این سوال باید ترتیب انجام کار (مراحل کار) بیان شود.
کجا انجام میشود؟ در پاسخ این سوال محل و جایگاه کار بیان میشود که میتواند مانند زمان انجام کار نشان دهنده مراحل کار هم باشد.
چه مسئولیتهایی در شغل وجود دارد؟ در پاسخ این سوال باید مسئولیتهایی مانند مسئولیتهای مالی یا قضایی و یا … که شاغل باید بر عهده بگیرد مطرح میشود.
چه مهارتها و توانایی هایی برای انجام کار لازم است؟ در پاسخ این سوال شایستگی های (تخصص و دانش و ویژگیهای) لازم برای انجام صحیح کار باید توضیح داده شود.
چه ابزار و تجهیزاتی لازم است؟ در پاسخ به این سوال باید ابزار و تجهیزات و البته نرم افزارهایی که مورد استفاده شاغل قرار میگیرد توضیح داده شود.
مفاهیم و واژه های کلیدی در رابطه با شغل کدام است؟ در پاسخ به این سوال باید اصطلاحات تخصصی با معنی ویژه ای که در شغل و صنعت مربوطه برداشت میشود، توضیح داده شود.
در چه شرایطی انجام میشود؟ در پاسخ این سوال شرایط محیطی از نظر دما و نور و رطوبت و … بعلاوه خطرات و تهدیدات موجود در کار باید توضیح داده شود.
توسط چه کسی انجام میشود؟ در پاسخ این سوال باید ویژگیهای فردی شخصی که برای انجام این کار در این شرایط مناسب است بیان شود.
تا چه حد از شرایط محیطی متاثر است؟ در پاسخ به این سوال باید نحوه تعامل این کار با شرایط محیطی توضیح داده شود. که چه مواردی محیطی و تا چه اندازه روی این کار تاثیر گذار است مانند آب و هوا، جو سازمانی، مسائل فرهنگی و اقتصادی و …
تا چه میزان بر اهداف سازمان موثر است؟ در پاسخ این سوال باید میزان تاثیر این کار بر دستیابی و یا عدم دستیابی سازمان به اهدافش مشخص گردد.
چه الزامات و قوانینی بر این کار موثر است؟ در پاسخ این سوال باید عناوین مستندات و قوانین و استانداردهایی که بر این کار موثر است تشریح شود.
 
بی تردید، انجام اقدامات صحیح و در راستای اهداف سازمانی توسط نیروی انسانی هر سازمان، برای مدیران اهمیت بسیار بالایی دارد. و این مهم محقق نخواهد شد، مگر اینکه شرح مشاغل و وظایف مشخص و مدون بوده و به عنوان مستندی قابل اتکا در سازمان موجود باشد. همچنین معین بودن شرایط احراز شغل، بهترین خط مشی راهنما برای استخدام و جذب نیروی انسانی بوده و میتواند از تحمیل هزینه های بی مورد در زمینه جایگزینی و آموزش مجدد منابع انسانی جلوگیری نماید.
 
با وجود اهمیت بسیار بالا و زیرساختی شناسنامه مشاغل، تقریبا تمام سازمانهای ایرانی حداقل با یکی از آسیبهای مربوط به این مستندات روبرو هستند. در زیر به چند مورد از رایج ترین مشکلات سازمانها در زمینه شناسنامه شغل اشاره شده است.
 
– مشاغل سازمان به کلی فاقد شناسنامه شغل (شرح شغل و شرایط احراز شغل) هستند.
 
– برخی از مشاغل سازمان دارای شناسنامه بوده و بقیه فاقد شناسنامه شغلی هستند.
 
– مشاغل دارای شرح وظیفه بوده ولی فاقد شرایط احراز شغل هستند.
 
– مشاغل دارای شناسنامه کامل هستند ولی این شناسنامه ها در فواصل مناصب بازنگری نمیشود. (دیگر منطبق با واقعیت نیستند)
 
– شرح شغل و شرایط احراز شغل موجود بوده و به روز میباشد اما به صورت اصولی و علمی تهیه نشده.
 
با توجه به تاثیرگذاری وجود شناسنامه مدون و صحیح برای مشاغل هر سازمان، پیشنهاد میشود سازمانها یا به وسیله یک کمیته داخلی و با مشارکت یک کارشناس خبره، و یا با برون سپاری به شرکتهای خدماتی در این حوزه، اقدام به تجزیه و تحلیل شغل و تدوین شناسنامه استاندارد مشاغل نمایند.

شما هم نظر دهید